Cuatro recomendaciones para transformar el ‘back office’

Cuatro recomendaciones para transformar el ‘back office’

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(Expansión) – La transformación digital continua facilita que todas las funciones de una organización sean capaces de entregar mejores resultados, por lo que la digitalización se ha convertido en parte fundamental de dicho proceso. Sin embargo, en muchas ocasiones, las empresas atraviesan estos procesos, dejando de lado funciones que son clave para lograr un verdadero cambio. Una de ellas es, en definitiva, el back office , por lo que a continuación presentamos una serie de recomendaciones para lograr una evolución natural y eficiente.

1. Elimine obstáculos 2. Considere la importancia de la visión 3. Mire hacia fuera

Para las entidades que gestionan funciones de negocio mediante sistemas legados, la era de las mejoras incrementales internas y la evolución tecnológica orgánica, que ata de manos a la operación, ya no es vigente. En la actualidad se requieren nuevas formas de trabajar y modelos operativos ágiles. La transformación real comienza adoptando mejores prácticas en cada una de las áreas para lograr la modernización del negocio. Con ello podrán adaptarse fácilmente ante entornos de constante cambio. Lo anterior rara vez se logra reparando lo que ya se tiene; se deben buscar soluciones de transformación que manifiesten una ruta clara hacia modelos operativos funcionales y modernos, habilitados por plataformas de tecnología digital actual. Dichos modelos le permitirán alcanzar los elementos siguientes: — Simplificación del trabajo. Con la automatización de procesos manuales o repetitivos (por ejemplo, generación de reportes, carga de información o procesos de validación) se consigue incrementar la productividad y rentabilidad de las funciones, permitiendo a los colaboradores enfocarse en acciones que aporten verdadero valor. — Una mejor reputación. Los procesos que aseguran una interacción continua, segura y predecible con grupos externos (clientes y proveedores) mejorarán, sin duda, la imagen de la empresa, haciéndola ver más organizada, ágil y eficiente. Por supuesto, estos deben incluir la colocación de indicadores y descripción de tareas, para establecer claramente los objetivos a cumplir y la forma de hacerlo. — Valor para su organización. Una compañía que constantemente crea valor debe facilitar información a su personal para un mejor desempeño, trabajar en la planeación constante, optimizar y agilizar la aplicación de capital disponible, y evaluar permanentemente nuevos modelos de negocio y operación desde el punto de vista financiero. La información que genera una organización puede parecer abrumadora, pues se acumula en medio de procedimientos entre la gestión, las compras y la interacción con el capital humano, además de los antes mencionados sistemas legados que son definidos mediante silos. Es posible gestionar esa información mediante nuevas plataformas tecnológicas integradas; sin embargo, además de una plataforma tecnológica de punta, será necesario adoptar nuevos procesos y formas de trabajar. Al implementar un enfoque de futuro, es posible crear mucho más valor, tanto en eficiencia de procesos (por ejemplo, reducción de costos, agilidad en la operación y resiliencia ante cambios abruptos introducidos por condiciones externas) como en efectividad en el abastecimiento (por ejemplo, apoyo a oportunidades de ahorro, selectividad avanzada de sus proveedores y confianza) y controles mejorados de la gestión de talento. Para mejorar la capacidad de resiliencia, las empresas deben plantearse como meta a corto plazo incorporar la innovación al ADN organizacional, así como la transformación digital de sus modelos financieros y operativos con base en la digitalización de procesos mediante nuevas soluciones tecnológicas (53%), el mejoramiento de las cadenas de valor (39%) y la optimización de los modelos de negocio digitales (37%). Existen diversos modelos operativos, pero como regla general, cuanto más amplio y profundo sea su alcance, mejores serán los resultados potenciales.

4. Considere nuevas formas de operar

Para impulsar cambios funcionales, el modelo operativo objetivo debe extenderse más allá de la tecnología tradicional, reuniendo las siguientes características: — Proceso funcional : consiste en subprocesos predefinidos por las prácticas líderes, quienes visualizan el negocio en diferentes divisiones, acelerando su transformación con formas de trabajo comprobadas. — Personas : se deben identificar las habilidades, roles y responsabilidades del talento para definir quién hace qué, por qué y cómo. — Modelo de prestación de servicios : se trata de definir dónde se realiza el trabajo para optimizar la prestación de servicios. — Tecnología : se identifican las aplicaciones e integraciones necesarias para habilitar y automatizar los procesos. — Información y datos de desempeño o analítica mejorada : determinar los datos y las percepciones que se requieren para respaldar las decisiones, volviéndolas más seguras y efectivas en tiempo real. — Gobernanza : se visualizan los riesgos y controles internos para cada proceso, identificando responsables, entorno y marcos de control. Usado de la manera correcta, un modelo operativo objetivo puede permitirle explorar cómo funcionaría un área optimizada en su empresa, así como los pasos cruciales para lograrlo. Es importante recordar que el cambio no se concentra solo en la digitalización, sino en la transformación holística de cada una de las funciones del negocio, respaldada, claro está, por tecnologías digitales. Queda claro que dicha transformación va más allá de un ejercicio de única ocasión, ya que debe convertirse en una forma de vida empresarial, tanto en las finanzas como en el abastecimiento, la gestión del capital humano y el lanzamiento de nuevos productos y servicios. Nota del editor: Jorge Salafia es Socio de Asesoría en Tecnología y Transformación; José de Jesús Martínez es KDN Country Enablement Lead, Director, Advisory Consulting; y Juan Carlos Durán es Director de Asesoría en Tecnología y Transformación, todos en KPMG México. Las opiniones publicadas en esta columna pertenecen exclusivamente a los autores yno necesariamente representan las ideas y opiniones de KPMG México. Consulta más información sobre este y otros temas en el canal Opinión

]]> Fuente: CNN

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